Dienstreise ins Ausland

Nicht immer sind Arbeitnehmer zur Ausübung ihres Jobs an den Standort ihres Arbeitgebers gebunden. In vielen Fällen unternehmen sie Dienstreisen, die sich nicht zwingend nur im Inland abspielen. Alternativ reisen die Beschäftigten auch ins Ausland, um dort ihre Tätigkeiten auszuüben, Seminare wahrzunehmen oder anderen Verpflichtungen im Rahmen der Arbeit nachzugehen. Dabei stellt sich Ihnen sicherlich die Frage, was eine Dienstreise eigentlich ausmacht, wer die Kosten übernimmt und was sonst zu beachten ist?

Wann handelt es sich um eine Dienstreise?

Per Definition handelt es sich bei einer Dienstreise um die Wahrnehmung eines geschäftlichen Termins, für den der Mitarbeiter eine größere Strecke zurücklegen muss. Das Ziel ist hierbei jeweils nicht in der unmittelbaren Umgebung des Standortes des Arbeitgebers angesiedelt.

Der Mitarbeiter geht bei einer Dienstreise die Verpflichtung ein, seiner beruflichen Tätigkeit nachzugehen. Zusätzliche Tipps zu dem Thema finden Sie auf arbeitsrechte.de

Gegenüber der Dienstreise steht der sogenannte Dienstgang. Dieser umschreibt die Ausübung der beruflichen Tätigkeit eines Mitarbeiters, der Ausübungsort ist hierbei jedoch in nächster Nähe zu finden.

Wissenswert: Bezüglich der Entfernung gibt es keine klaren Vorgaben, die möglicherweise sogar gesetzlich festgelegt sind. Die hierfür geltenden Regelungen stellt für gewöhnlich der Arbeitgeber auf. Diese sind zum Beispiel auch bei den Themen Fahrtkosten und Tagegeld wichtig. Sie werden daher häufig bereits im Arbeitsvertrag eingebracht, sofern es absehbar ist, dass ein Arbeitnehmer im Rahmen seiner Tätigkeit auf Dienstreisen gehen muss.

Was ist bei Dienstreisen ins Ausland zu beachten?

Wer für die Firma ins Ausland reist, kann das Vorhaben nicht ohne eine entsprechende Vorbereitung angehen. Hierzu gehören einige Vorkehrungen, die wichtig sind. Mit dazu gehört:

• Rahmenbedingungen klären: In erster Linie sollte stets mit dem Arbeitgeber geklärt werden, wer die Kosten für die Reise übernimmt und ob die An- und Abreise ebenso zur Arbeitszeit gehören. Sofern die Regelungen nicht im Dienstvertrag abgefasst wurden, sichert sich der Arbeitnehmer auf diesem Weg zusätzlich ab, indem er die Einzelheiten schriftlich festhalten lässt.
• Firmenkreditkarte: Viele Arbeitnehmer erhalten bei einer Dienstreise ins Ausland eine Kreditkarte vom Arbeitgeber. Diese wird dazu genutzt, sämtliche Ausgaben des Arbeitnehmers zusammenzufassen, die im Rahmen der Dienstreise aufkommen. Die meisten Kreditkarten besitzen zudem ein Limit. Dank der Firmenkreditkarte erhält der Arbeitnehmer jedoch eine gewisse Sicherheit und Flexibilität, um eine bequeme Zahlung der auflaufenden Kosten zu gewährleisten. Zudem erhält der Arbeitgeber eine umfassende Übersicht sämtlicher Ausgaben, was später bei der Reisekostenabrechnung für ihn von Vorteil ist.
• Erforderliche Dokumente innerhalb der EU: Wer im Ausland arbeiten möchte, benötigt je nach Reiseland gewisse Dokumente, die ihn zur Ausübung seiner Tätigkeit berechtigen. Innerhalb der EU ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Sie gewährleistet, dass es zu keiner doppelten Abgabe der Sozialversicherungsleistungen im Heimatland, sowie im Reiseland kommt. Sie sollte möglichst früh beantragt werden.
• Notwendige Dokumente im weiteren Ausland: Außerhalb der EU gibt es wiederum andere Regeln, die je nach Reiseland variieren. Hierbei sind zum Teil weitere Dokumente erforderlich. Dazu gehören zum Beispiel ein Reisepass oder das Arbeitsvisum. Das Auswärtige Amt kann hier mit Ratschlägen weiterhelfen.

Wer übernimmt die Kosten für eine Dienstreise ins Ausland?

Die Klärung dieser Frage ist immens wichtig für den Arbeitnehmer, da sie keiner klaren gesetzlichen Regelung unterliegt. Für gewöhnlich übernehmen Arbeitgeber jedoch bei einer Dienstreise die folgenden Kosten:

• Reisekosten
• Übernachtungskosten

Dazu erhält der Arbeitnehmer ein sogenanntes Tagegeld, dessen Höhe nach Paragraf 2, Absatz 2 im Bundesreisekostengesetz (BRKG) geregelt ist und häufig vom Arbeitgeber pauschal berechnet wird.

Werden für die An- und Abreise öffentliche Verkehrsmittel genutzt, wird die Abrechnung für den Arbeitgeber einfach. Nutzt der Arbeitnehmer stattdessen den privaten Pkw, berechnet er stattdessen eine Kilometerpauschale, häufig in Höhe von 30 Eurocent für jeden gefahrenen Kilometer.

Der Arbeitnehmer muss dagegen ebenfalls einige der Kosten tragen. Dazu gehört zum Beispiel die Gebühr für geschäftliche Telefonate, Parkgebühren oder eine mögliche Mehrausgabe wie ein Geschäftsessen, Trinkgeld oder die Maut auf der Autobahn.

Ein weiterer Begriff, der oftmals im Rahmen der Dienstreisekosten auftaucht, ist der sogenannte Verpflegungsmehraufwand. Die hierbei anfallenden Kosten sind von der Steuer absetzbar, sofern man sie als Werbungskosten oder Betriebsausgaben in der Steuererklärung aufführt. Sie werden gesondert behandelt, weil die Verpflegung für den Reisenden außerhalb des Heimatlandes oftmals kostspieliger ist. Seine Höhe regelt der Gesetzgeber und kann bis zu 28 Euro betragen.

Was gilt als Arbeitszeit während einer Dienstreise?

Ein weiterer Punkt, der zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geregelt sein sollte, besteht in der veranschlagten Arbeitszeit. So unterhalten sich beide Parteien im Vorfeld idealerweise darüber, ob die Anreise- und Abreisezeit als Geschäftszeit oder Freizeit gehandhabt wird.

Schwierig wird es wieder, wenn der Arbeitnehmer mit dem eigenen Auto unterwegs ist. Denn dann ist es nur schwer zu kontrollieren, ob die Reisezeit vorwiegend als Arbeitszeit oder zur Freizeitgestaltung genutzt wurde.

Für die meisten Arbeitgeber werden daher grundlegend Regelungen aufgestellt, was zur Arbeitszeit gehört und was nicht. Unter die Arbeitszeit fallen zum Beispiel Meetings und Besprechungen, Geschäftsessen und Kundentermine. Ebenso können aber auch Telefongespräche als auch persönliche Gespräche mit dem Kunden zur Arbeitszeit zählen.

Sämtliche Tätigkeiten außerhalb dieser Termine werden dagegen als Freizeit oder Ruhezeiten betrachtet.